Inscription

La période d’inscription commence en décembre 2024

• Frais d’inscription
• Paiement, confirmation et reçu
• Politique d’annulation, de remboursement et de substitution
• Dates limites d’inscription
• Accréditation des médias / Inscription des journalists
• Participant étranger
• Autres renseignements sur l’inscription
• Questions

Frais d’inscription

Les tarifs d’inscription anticipée au Congrès sont offerts jusqu’au mercredi 26 mars 2025. Les tarifs réguliers s’appliquent à compter du jeudi 27 mars 2025. Les frais d’inscription sont fixés au moment de la réception du paiement et non à la date à laquelle vous présentez votre inscription. Il n’y a pas de tarif de participation quotidien, quelle que soit la catégorie.

	Inscription anticipée jusqu’au mercredi 26 mars 2025	Tarif régulier à compter du jeudi 27 mars 2025
Chercheur, gouvernement, member de la collectivité, autre	$750	$850
Étudiant, stagiaire, nouveau chercheur	$375	$425

* Les tariffs sont en dollars canadiens.

Le tarif pour les membres de la collectivité du VIH n’est plus offert. Si vous voulez assister au Congrès comme membre de la collectivité, veuillez consulter la page des Bourses d’inscription pour les membres de la collectivité.

Les frais d’inscription comprennent toutes les séances scientifiques, les colloques parrainés, la réception d’accueil, les séances d’affiches et l’accès à la salle des expositions et aux affiches électroniques.

Les frais d’inscription ne comprennent pas l’atelier pour les nouveaux chercheurs du domaine du VIH, ni la soirée de gala du samedi soir et ne donnent pas droit à des crédits de formation médicale continue.

Au cours du Congrès, il est possible que des photographies soient prises qui pourraient être utilisées à des fins publicitaires. En vous inscrivant, vous consentez à ce que l’ACRV et ses fournisseurs utilisent une ou des photographies où vous apparaissez.

Tarif pour étudiant, stagiaire et nouveau chercheur

Il faut une preuve d’étudiant, de boursier ou de stagiaire pour être admissible à ce tarif. Les nouveaux chercheurs doivent avoir obtenu leur diplôme dans les cinq (5) dernières.

La preuve est une copie de votre carte d’identité d’étudiant ou une lettre du registraire de votre établissement confirmant votre statut d’étudiant, de boursier ou de stagiaire.

La documentation peut être téléversée pendant le processus d’inscription. De plus, elle sera acceptée si, dans les deux semaines de l’inscription, elle parvient par courriel ou par la poste au Secrétariat du Congrès à l’attention de la gestionnaire des inscriptions de l’ACRV 2025.

Options tarifées

Atelier pour les nouveaux chercheurs du domaine du VIH, le jeudi 1 mai 2025
Le tarif d’inscription ne comprend pas la participation à l’atelier pour les nouveaux chercheurs du domaine du VIH qui se tiendra le jeudi 1 mai. Cet atelier est conçu pour les diplômés, les étudiants au doctorat et les boursiers postdoctoraux, les étudiants/internes/résidents en médecine et les stagiaires. Vous pouvez vous inscrire à l’atelier destiné aux nouveaux chercheurs du domaine du VIH au cours du processus d’inscription en ligne. Le tarif est de 75 $. Le nombre de places étant limité, la priorité d’inscription sera accordée aux personnes des groupes susmentionnés.

Soirée sociale, le samedi 3 mai 2025
Le tarif d’inscription ne comprend pas la participation à la soirée sociale. Si vous souhaitez une place pour la soirée sociale, vous pouvez, au cours de l’inscription en ligne, demander un ticket au tarif des participants au Congrès, soit 150 $, et un ou plusieurs laissez-passer d’invités, à 175 $ par personne. Les organisateurs du congrès se réservent le droit d’arrêter la vente de tickets en raison du nombre limité de places dans la salle. Le cas échéant, vous serez informé aussi d’avance que possible. Si vous comptez assister à la soirée sociale, n’oubliez pas que le nombre de places est limité.

L’ACRV s’efforce chaque année de répondre aux besoins de tous les délégués au congrès. Cette année, l’endroit choisi pour la soirée sociale est un immeuble accessible, à moins de 500 m du Centre des congrès. Prière de prendre note qu’en raison des contraintes physiques de l’immeuble, nous ne pourrons offrir de salle calme à ceux et celles qui souhaitent interagir dans la tranquillité.

Certificat de crédits de formation médicale continue (FMC)
Le tarif d’inscription ne comprend pas les crédits de formation médicale continue. Si vous souhaitez recevoir ces crédits, il faut les acheter, au tarif de 50 $, lors de l’’inscription en ligne.

Paiement, confirmation et reçu

La catégorie du tarif d’inscription est fixée à la réception du paiement et exigible en dollars canadiens.

Vous recevrez un courriel de confirmation peu de temps après votre inscription. Si vous avez fait votre paiement par carte de crédit, le courriel comprendra un reçu. Si vous souhaitez payer par chèque ou virement télégraphique, une facture vous sera envoyée par courriel lorsque vous aurez terminé votre inscription en ligne.

Méthodes de paiement

Carte de crédit : American Express, Mastercard et Visa
Si vous payez par carte de crédit, votre relevé de carte de crédit portera comme nom de fournisseur Sea to Sky Meeting Management Inc.

Chèque
Si vous payez par chèque, veuillez inscrire sur le chèque ACRV 2025 et le nom de la ou des personnes inscrites et établir le chèque à l’ordre de Sea to Sky Meeting Management Inc. L’adresse de paiement est sur la page du Secrétariat du Congrès et figurera sur votre facture. Le paiement doit être en dollars canadiens, tiré sur une banque canadienne. Un reçu sera envoyé à l’adresse de courriel fournie pendant le processus d’inscription, dès la réception du paiement.

Politique d’annulation, de remboursement et de substitution

Vous pouvez obtenir un remboursement jusqu’au mercredi 26 mars 2025, sous réserve de frais d’annulation de 100 $ par personne pour toutes les catégories d’inscriptions.

À compter du mercredi 26 mars 2025, aucun remboursement ne sera accordé, mais il est possible de procéder à des substitutions jusqu’au mercredi 16 avril 2025. Toutes les annulations ou substitutions doivent être reçues par écrit par courriel à l’adresse conference@cahr-acrv.ca.

L’inscription au Congrès doit être entièrement payée au plus tard le vendredi 11 avril 2025. Après cette date, les inscriptions non entièrement payées seront annulées. Les inscriptions faites après le vendredi 11 avril 2025 ne seront acceptées que si elles sont entièrement payées au moment de l’inscription. Aucun paiement par chèque ne sera autorisé après cette date.

Le Congrès se réserve le droit de fermer les inscriptions pour des raisons de limite de capacité. Vous recevrez autant d’avance que possible un préavis de la fermeture des inscriptions. Si vous comptez vous inscrire comme participant au Congrès, veuillez tenir compte de la limite de capacité.

Dates limites d’inscription

Voici les dates limites d’inscription :

• Date limite d’inscription anticipée : le mercredi 26 mars 2025
• Date limite d’inscription des auteurs présentateurs : le mercredi 26 mars 2025
• Annulation d’inscription : mercredi 26 mars 2025 (dernière journée pour l’annulation avec remboursement complet moins 100 $ de frais d’annulation)
• Date limite pour obtenir le tarif groupe d’hébergement du congrès à l’hôtel officiel de l’ACRV 2025 : le 21 mars 2025 (sous réserve de la disponibilité des chambres)
• Date limite d’inscription en ligne : le mercredi 23 avril 2025
• Inscription sur place : le jeudi 1 mai 2025

Renseignements sur l’inscription des auteurs présentateurs

Les auteurs présentateurs doivent s’inscrire pour assister à l’ACRV 2025. Si vous n’êtes pas inscrit après la date limite d’inscription des auteurs présentateurs, soit le mercredi 26 mars 2025, votre abrégé pourrait ne pas figurer dans le recueil d’abrégés de l’ACRV 2025 et le programme du Congrès.

Accréditation des médias / Inscription des journalists

L’ACRV est ouverte à la couverture journalistique du Congrès par les médias grand public et les médias médicaux. Des laissez-passer à l’intention des médias seront disponibles, à la discrétion des organisateurs du Congrès. Si vous êtes intéressé à obtenir un laissez-passer de journaliste, veuillez transmettre au Secrétariat du Congrès :

• votre nom
• vos accréditations
• votre affiliation
• une photo d’identification (de préférence la carte de légitimation pour média)
• une description de votre intérêt pour le Congrès, sur du papier à en-tête officiel.

Le Secrétariat du Congrès répondra à toutes les demandes de couverture; toutefois, seules les demandes approuvées recevront un laissez-passer. Les laissez-passer approuvés pourront être pris sur place, au kiosque d’inscription du Congrès. Veuillez noter que les laissez-passer des journalistes ouvrent l’accès à toutes les séances, y compris les cérémonies d’ouverture et la réception d’accueil, mais NE COMPRENNENT la serviette des délégués ou les repas. Les laissez-passer des journalistes ne sont pas transférables.

Les abrégés de l’ACRV 2025 seront à la disposition des délégués à leur arrivée au Congrès. Tous les récipiendaires doivent respecter le caractère confidentiel de l’information contenue dans les abrégés, conformément à la politique d’embargo énoncée ci-après.

POLITIQUE D’EMBARGO

Les renseignements tirés des abrégés ne doivent être ni publiés ni divulgués avant le début de la séance du Congrès où ils doivent être exposés. Les journalistes, les chercheurs et les promoteurs des études se doivent de respecter cet embargo. Les auteurs conservent les droits d’auteur sur leur abrégé et l’autorisation de réutilisation doit être obtenue directement de l’auteur ou d’un mandataire désigné par celui-ci.

Les journalistes peuvent recevoir de l’ACRV et/ou de l’institution préautorisée d’autres renseignements concernant les abrégés et exposés. Ces ressources supplémentaires seront soumises à des règles d’embargo précises qui seront communiquées par l’ACRV et/ou les institutions autorisées par l’Association.

Les journalistes sont invités à manifester leur intérêt par écrit et à demander l’accès aux renseignements supplémentaires frappés d’embargo en communiquant avec Andrew Matejcic, directeur exécutif de l’Association canadienne de recherche sur le VIH (ACRV) en lui adressant un courriel à andrew.matejcic@cahr-acrv.ca.

Nous exercerons une surveillance des reportages dans les médias pour nous assurer du respect des règles d’embargo. Les infractions des médias à l’embargo seront frappées de sanctions sévères, notamment l’exclusion des futures initiatives de vulgarisation et la déclaration de l’infraction à l’embargo à tout organisme intéressé, notamment les institutions affiliées aux chercheurs et les services de transmission des nouvelles.

SI VOUS SOUHAITEZ DISCUTER AVEC UN REPRÉSENTANT DE L’ACRV SUR PLACE, VEUILLEZ EN FAIRE LA DEMANDE AU KIOSQUE D’INSCRIPTION ET NOUS TROUVERONS POUR VOUS UN REPRÉSENTANT DE L’ACRV.

Participant étranger

Les personnes qui résident dans des pays où il faut un visa pour entrer au Canada devront préciser leur lien avec le Canada et donner les renseignements et références supplémentaires exigés par les organisateurs du congrès.

Renseignements à inclure :

• Le nom et les coordonnées d’un chercheur canadien qui peut vous servir de référence;
• Un aperçu de l’actuel partenariat de recherche sur le VIH avec un collègue canadien qui sera mis en valeur au congrès;
• UN CV universitaire ou d’utilisateur des connaissances.

À défaut de fournir intégralement ces renseignements, votre inscription sera rejetée.

Autres renseignements sur l’inscription

Accès en fauteuil roulant et aide spéciale
Tous les locaux du Congrès sont accessibles en fauteuil roulant. Si vous avez besoin d’assistance spéciale pour quelque motif, veuillez faire part de vos besoins au cours du processus d’inscription et confirmer tout détail auprès du Secrétariat du Congrès.

Demandes diététiques
Veuillez préciser toute exigence diététique au cours du processus d’inscription afin que nous puissions prendre les mesures d’avance concernant les aliments et boissons pour les événements appropriés à votre inscription.

QUESTIONS?

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec le Secrétariat du Congrès.